按中医理论，运动使得经络气血通畅，气血至则肌肉生机勃然，人的身体就显得轻松有劲；气血长期塞滞，则形成硬结，肌肉酸涨，身体不适。因此很早就有生命在于运动之说。

如果套用这个观点来看一个组织，也有惊人的相似之处。与人体相似，组织管理中一个极具挑战性的问题是如何保证信息流的顺畅，不出现或少出现信息阻塞、信息衰减和信息误变。信息在流动过程中出现的问题，终都无一例外地会在组织完成其使命的过程中暴露出来。人体可以靠运动来通经活脉，那组织靠什么来维持其生命力呢？协同化的信息系统是一个不错的也可以说是必然的选择。

任何组织，无论是紧密型组织、松散型组织还是“虚拟”组织，都是为某种目的、职能、作用和使命而存在的，为了达到目的，组织必须很好地被组织起来，这是一般规律。组织在其不同的发展阶段，由于其面临的中心任务有很大不同，因而在组织的管控上会有不同的侧重点。然而，无论处于发展的哪一个时期，组织内都会按照职能分成很多部门，每个部门会按职能分成很多岗位，而不同的岗位就会有不同的职责，，再为不同的岗位配上不同的人。

通常，部门和岗位设置就很难做到尽善尽美，因为职能的划分、职责的分解难免会出现矛盾，特别是结合部，或是有重复，或是有遗漏。如果再加上人为的因素，信息流经各个节点难免出现问题。这还只是问题的一个方面，如果涉及跨岗位、跨部门、跨组织的协作时，问题就更加突出了。前不久笔者接触了某城市信息办的领导，他就正在与政府的编制管理部门、法制办一起梳理政府部门的流程。这件事在情理之中，跨部门的流程中容易出现断点、出现死循环、只有入口没有出口。

信息社会中信息的载体丰富多样，但归纳起来也无非就是口头交流、纸质传递、电子文档（包括电子邮件）。抽取组织中信息处理和流动的基本规律我们可以发现，口头交流虽然是常见的信息交流方式，但需要作为知识存储的或作为证据保存的正式信息，无法只用口头交流的方式；纸质传递在相当长的时间内，仍然是不可替代的组织信息交流模式。然而，当网络和计算机技术越来越普遍地应用于组织管理中的时候，它的传递之慢、复制之不便，使得它劣势凸现；电子文档（包括电子邮件）对使用网络和计算机的组织成员而言，基本上不可或缺的信息载体，可是，它的信息离散性、与组织行为的脱节，随着其广泛应用，体现的也越来越彻底。

总结组织信息化的经验教训，信息化要为组织管理解决的几个关键问题是：信息的有效传递、流程的高效执行、结果的充分可验证以及知识的有序积累。具备这样特征的管理信息系统，才是面向未来的、有前途的。伴随着计算机和互联网技术的日益成熟，一种将组织中的协作常态固化为软件形态的组织信息处理软件应运而生了，这就是协同软件。协同软件正是具备这样的特质。协同从根本上讲，是指组织中或跨组织间多人交叉协作地完成多件事情。协同软件就是为协同事件的处理和管理提供高效的IT工具和平台，具有良好的跨部门、跨组织、跨地域性。无论是在中国还是在国外，协同软件都已经成为软件行业里成长性的发展分支。

协同软件与传统的组织管理软件不同，它强调解决好组织信息流转过程中的规则流程和非规则流程，这就是在协同领域内大家公认的“二元工作流”。因为在任何组织中，规则流程解决的是管理中与规章制度相关联的流程，而非规则流程解决的则是管理中大量偶发的、围绕组织目标和职能产生的行为，前者占20－30％，后者占70－80％。而且，由于组织是动态的，所以协同软件应该具有极强的灵活性。另外，组织形态千差万别，行业五花八门，的协同软件应该是那种具有广泛适应性的产品。

综上所述，组织的生命在于协同；依赖IT技术解决好组织的协同，关键在于选择功能强、使用简洁、能适应组织变化的协同软件。